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举办会议活动,酒店住宿如何安排?

时间:2018-06-30 01:16 | 作者:大红鹰彩票 | 标签: 会议大红鹰彩票 会议策划 |
有序的会议住宿安排是会议成功举行的一个有力保障,因此在做会议策划的时候,会议住宿安排在会议前也需要好好制定。今天小编带大家了解一下,会议活动其中之一的环节,如何安排好住宿的相关事项。
 
举办会议活动,酒店住宿如何安排?
举办会议活动,酒店住宿如何安排?
 
一、安排方式
对于会议住宿,最简单的方法是由与会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:
1、遇到旺季,酒店可能将房间卖出,这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2、与会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。
3、会场租金可能较高,通常酒店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
 
 
二、住宿程序
一旦预订的房间决定后,会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序:
1、告诉酒店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3、经由主办单位代为处理。
4、经由主办单位的住宿组人员负责。
 
 
三、预定会议住宿的方式
会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。
 
订房卡:
如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向酒店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向酒店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常酒店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
 
住宿单:
住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给酒店,并告诉酒店收款方式,内容包括:
1、注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2、注明杂费由谁负责(如在酒店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3、房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。
4、要求酒店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
 
一旦房数被确定后,主办单位会提供你一份酒店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与酒店业务代表谈房价。如果可能,最好实际去看一下使用酒店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些与会者可能会问的问题,请酒店人员答复,同时也可以了解酒店预订作业和前台服务情形。
 
特别预订:
有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订200间,20间为VIPs(贵宾)使用,其余180间为与会代表,使用特别预订是因为有些贵宾和参展商都要特别小心接待。详细与酒店业务代表讨论细节:
1、特别预订多少房间,什么类别和房价。
2、预订的作业程序。
3、什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
 
在决定特别预订前,可能需要不同表格,对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间:在一般与会者住宿安排开始前,先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给酒店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格,来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分,因为酒店经常根据你这份住房表提供贵宾(VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能也希望将确认函直接给你,由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

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